Hilfecenter

Überblick

Das Scopevisio Dashboard stellt Ihre Finanzdaten aus dem Scopevisio ERP-System übersichtlich dar.

Die Daten werden direkt über den Scopevisio Datenquellen-Link abgerufen und aufbereitet.

Zugang: Über die von Ihrem Administrator mitgeteilte URL, z.B.:

https://xxx.mycontrolling.app

Login

Beim ersten Aufruf erscheint die Login-Seite:

• Benutzername und Passwort wie vom Administrator vergeben
• Nach erfolgreichem Login gelangen Sie direkt zum Dashboard
• Beim ersten Login startet automatisch eine interaktive Tour (12 Steps), die alle Funktionen erklärt
• Ihre Einstellungen (aktiver Tab, Filter, Spalten etc.) werden automatisch gespeichert und beim nächsten Login wiederhergestellt
• Die Sitzung bleibt aktiv, bis Sie sich manuell abmelden oder der Browser geschlossen wird

Abmelden: Klick auf den Abmelden-Button oben rechts.

Benutzerrollen

Ihr Administrator kann mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen anlegen:

Viewer sehen im Dashboard:

• Alle freigeschalteten Tabs und Auswertungen
• KPI-Kacheln und Charts
• Keine Export-Buttons, keine Layout-Bearbeitung, keine Alert-Einstellungen

Editoren können zusätzlich:

• Layout anpassen (Panels verschieben, Spaltenanzahl ändern)
• Daten als Excel/CSV/PDF exportieren
• Eigenes Passwort ändern

Admins haben darüber hinaus Zugriff auf:

• Alert- und Benachrichtigungs-Einstellungen
• Benutzer-Verwaltung (weitere Benutzer anlegen/bearbeiten)

Benachrichtigungen & Alerts

(Nur für Admin-Rolle sichtbar)

Unter Einstellungen → Benachrichtigungen können automatische E-Mail-Benachrichtigungen und Reports konfiguriert werden.

Zeitplan

Schwellenwert-Alerts

Definieren Sie Bedingungen, bei deren Eintreten eine E-Mail gesendet wird:

• Metrik: Umsatz, Ergebnis oder Aufwendungen
• Operator: kleiner als, größer als, kleiner/gleich, größer/gleich
• Wert: Schwellenwert in Euro
• Beschreibung: Optionale Bezeichnung für den Alert

Beispiel: „Umsatz kleiner als 50.000 €" → Sie erhalten eine E-Mail, sobald der Umsatz den Schwellenwert unterschreitet.

Integrationen (Webhooks)

Unter Integrationen können Slack-, Teams- oder generische Webhooks eingerichtet werden.

Bei einer Schwellenwert-Verletzung werden diese automatisch benachrichtigt.

• Test-Button: Sendet eine Test-Nachricht an den Webhook
• Aktiv-Checkbox: Webhook kann temporär deaktiviert werden

Datenstände

Die Finanzdaten werden aus Scopevisio abgerufen und 10 Minuten gecacht.

Beim ersten Aufruf bzw. nach dem Cache-Ablauf werden die Daten neu geladen (kurze Ladezeit).

Manuelle Aktualisierung: Über den Refresh-Button in der Filterleiste.

Filter und Zeitraum

Die Filterleiste am oberen Rand steuert, welche Daten angezeigt werden.

Jahr

Wählen Sie das Auswertungsjahr. Alle Tabs zeigen dann die Daten dieses Jahres.

Granularität

Bei Monat/Quartal/Halbjahr erscheint eine zusätzliche Auswahl für den genauen Zeitraum.

Vorjahresvergleich (⇄ Vergleich)

Aktiviert eine Vergleichsspalte mit dem Vorjahreszeitraum. Standardmäßig wird der gleiche Zeitraum des Vorjahres verglichen.

• Δ VJ: Absolute Abweichung zum Vorjahr
• Δ% VJ: Prozentuale Abweichung zum Vorjahr
• Grün = besser als Vorjahr, Rot = schlechter

Budget-Vergleich (Σ Budget)

Wenn Budget-Daten hinterlegt sind, erscheint diese Option.

• Budget: Geplanter Wert
• Δ BG: Absolute Abweichung zum Budget
• Δ% BG: Prozentuale Abweichung zum Budget

Spalten ein-/ausblenden

Über den [Ist] [Budget] [Δ BG] ... Button können einzelne Spalten ein- oder ausgeblendet werden.

Auswertungs-Tabs

Je nach freigeschalteten Modulen stehen folgende Tabs zur Verfügung:

BWA – Betriebswirtschaftliche Auswertung

Klassische BWA nach SKR03/SKR04:

• Umsatzerlöse (Konten 8000–8999)
• Materialaufwand (Konten 4000–4999)
• Personalaufwand (Konten 4200/4300/6000–6299)
• Abschreibungen (Konten 4570/6560)
• Sonstige Kosten in 9 Gruppen:
• Raumkosten, Versicherungen & Beiträge, KFZ-Kosten
• Werbe- & Repräsentation, Reise & Bewirtung, Büro & Kommunikation
• Fortbildung, Rechts- & Beratungskosten, Lizenzen & Software
• EBIT (Betriebsergebnis)
• Zinsen & Finanzergebnis
• Ergebnis (Jahresüberschuss/-fehlbetrag)

Aufklappen: Klick auf eine Kostengruppe klappt die einzelnen Konten darunter auf.

Buchungsdetails: Klick auf ein Konto zeigt die Einzelbuchungen.

▲▼ Alle: Klappt alle Gruppen gleichzeitig auf oder zu.

GuV – Gewinn- und Verlustrechnung

Strukturierte GuV nach HGB:

• Gesamte Erträge (Umsatz + Sonstige Erträge)
• Kosten aufgegliedert nach Gruppen (wie BWA)
• EBIT und Jahresergebnis

Aufklappbar nach Kostengruppen, gleiche Bedienung wie BWA.

Bilanz

Bilanz nach §266 HGB mit Aktiva und Passiva:

• Aktiva: Anlagevermögen, Vorräte, Forderungen, Kasse/Bank, Aktive RAP
• Passiva: Eigenkapital, Rückstellungen, Verbindlichkeiten, Passive RAP
• Bilanzsumme (Aktiva = Passiva)
• Jahresüberschuss/-fehlbetrag wird automatisch berechnet und dem Eigenkapital zugeordnet

Aufklappbar nach Kontengruppen, mit Vorjahresvergleich.

KPIs – Kennzahlen

Kompakte Kacheln-Ansicht mit den wichtigsten Kennzahlen aus BWA und GuV.

EÜR – Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Für Betriebe mit EÜR-Pflicht (vereinfachte Gewinnermittlung).

Manager Report (nur für Hotel-Kunden)

Hotellerie-KPIs aus dem angebundenen Property Management System (PMS):

• Logis-Umsatz und F&B-Umsatz
• ADR (Average Daily Rate – Durchschnittlicher Zimmerpreis)
• RevPAR (Revenue per Available Room)
• Belegung in Prozent
• Reservierungsliste mit Ankünften und Abreisen
• Multi-Property: Bei mehreren Properties (z.B. Hotel Berlin, Hotel München) kann in der Dropdown-Auswahl zwischen einzelnen Properties oder der Gesamtansicht gewechselt werden

Jede Kennzahl wird mit Tag / MTD / YTD dargestellt (Tag = Stichtag, MTD = Monat bis Stichtag, YTD = Jahr bis Stichtag).

Dieser Tab ist nur sichtbar, wenn Ihr Administrator eine PMS-Anbindung konfiguriert hat.

Hotel-KPIs (nur für Hotel-Kunden)

Kombinierte KPIs aus PMS-Daten und Buchhaltung – zeigt das Gesamtbild der Hotelperformance:

Highlight-Kacheln (oben):

• Auslastung, ADR, RevPAR, GOPPAR – jeweils mit MTD- und YTD-Vergleichswerten

Operative Hotel-KPIs:

• Auslastung, ADR (Ø Zimmerpreis), RevPAR, GOPPAR, CPOR (Kosten/bel. Zimmer), TRevPAR (Gesamtumsatz/verf. Zimmer)

Gäste & Umsatz:

• Verfügbare Zimmernächte, Belegte Zimmernächte, Gäste, Logis-Umsatz, Gesamtumsatz, F&B pro Gast

Kostenstruktur (aus Buchhaltung):

• Personalkosten, Wareneinsatz, Betriebskosten, Marketing – jeweils mit Anteil am Umsatz

Filter: Jahr, Granularität (Tag/Monat/Quartal/Jahr), Periode, Property-Auswahl, Vorjahr-Vergleich

Cashflow

Übersicht der Geldflüsse (Einzahlungen und Auszahlungen).

Journal

Volltext-Suche über alle Buchungen:

• Suche nach Buchungstext, Kontonummer, Betrag, Belegnummer
• Filterbar nach Zeitraum
• Exportierbar als Excel

Debitoren

Liste aller Debitorenkonten (Personenkonten 10000–69999) mit Salden.

Kreditoren

Liste aller Kreditorenkonten (Personenkonten 70000–99999) mit Salden.

Konten

Vollständige Kontenübersicht aller Sachkonten mit Salden und Buchungsanzahl.

Offene Posten

Übersicht noch nicht ausgeglichener Forderungen und Verbindlichkeiten.

Zahlungsziel-Buttons: Über die Buttons 14 Tage / 30 Tage / 60 Tage kann das Zahlungsziel gewechselt werden. Die Fälligkeitsfarben passen sich entsprechend an:

• Grün: Noch nicht fällig
• Orange: Bald fällig (innerhalb 7 Tage)
• Rot: Überfällig

Die Offenen Posten sind nach Debitoren (Forderungen) und Kreditoren (Verbindlichkeiten) aufgeteilt.

KI-Insights (falls freigeschaltet)

Automatische KI-gestützte Analyse Ihrer BWA-Daten:

• 3–5 prägnante Punkte zu Umsatz, Kosten und Ergebnis
• Inkl. Vorjahres- und Budget-Abweichungen (falls aktiviert)
• Analyse ist auf Ihren Unternehmenstyp zugeschnitten (Hotel/Gastronomie oder Dienstleister)
• Hotel-Kunden erhalten zusätzliche Hinweise zu ADR, Belegung und RevPAR (bei PMS-Anbindung)

Die Analyse wird per Klick auf den ✨ Insights-Button oben rechts generiert. Die KI analysiert die aktuell sichtbaren Daten des gewählten Zeitraums.

KPI-Kacheln

Die Kacheln (Kennzahlen-Boxen) am Anfang jedes Tabs zeigen die wichtigsten Werte kompakt.

Delta-Badges: Wenn Vorjahr oder Budget aktiv, zeigt jede Kachel zwei Badges:

• VJ: Abweichung zum Vorjahr (Betrag + %)
• BG: Abweichung zum Budget (Betrag + %)

Kacheln konfigurieren: Über den ⚙ Kacheln-Button können einzelne Kacheln ein- oder ausgeblendet werden. Die Einstellung wird gespeichert.

Kacheln verschieben: Im Layout-Bearbeitungsmodus (siehe unten) können Kacheln per Drag & Drop umsortiert werden.

Charts

Viele Tabs bieten neben der Tabellenansicht auch Chart-Ansichten.

Ansichten (BWA und GuV)

BWA und GuV bieten vier umschaltbare Ansichten:

Chart-Varianten (🍩 Charts)

Nach Klick auf 🍩 Charts erscheint eine Auswahlleiste mit weiteren Varianten:

Filter-Toggles

Bei einigen Chart-Varianten erscheinen Checkboxen über dem Diagramm, mit denen Sie einzelne Kosten- oder Erlöspositionen ein- oder ausblenden können:

• GuV Wasserfall: Jede Position (Umsatzerlöse, Personalaufwand, etc.) einzeln ein-/ausblendbar
• GuV Kostenstruktur: Einzelne Kostengruppen ein-/ausblenden
• BWA Übersicht: Top 10 Aufwendungen filtern
• BWA Kostenstruktur: Kostenpositionen im Donut filtern

Die Checkboxen zeigen die Farbe des jeweiligen Chart-Segments. Beim Deaktivieren werden die Summen automatisch neu berechnet.

Layout anpassen

Das Dashboard-Layout kann individuell konfiguriert werden. Die Einstellungen werden serverseitig pro Benutzer gespeichert und bleiben auch bei Browser-Wechsel oder auf anderen Geräten erhalten.

Layout-Modus aktivieren

Klick auf das ⚙ Einstellungen-Zahnrad → Toggle Layout bearbeiten aktivieren.

Im Layout-Modus erscheinen zusätzliche Bedienelemente:

Panels verschieben

• Panels (Auswertungsblöcke) per Drag & Drop am Kopfbereich (⠿) verschieben
• Die Reihenfolge wird gespeichert

Panel-Breite anpassen

• Am rechten Rand jedes Panels erscheint ein Resize-Handle
• Ziehen → Panel rastet auf 1, 2, 3 oder 4 Spalten ein
• Spaltenanzahl gesamt: Buttons 1–4 in der Einstellungsleiste

Kacheln verschieben

• KPI-Kacheln per Drag & Drop umsortieren
• Jeder Tab hat eigene gespeicherte Reihenfolge

GuV-Sektionen verschieben

• Im GuV-Tab können Kostengruppen-Sektionen umsortiert werden

Split-Ansicht

Einige Tabs unterstützen eine Split-Ansicht (zwei Panels nebeneinander).

Tabs umsortieren

• Tabs in der Navigation per Drag & Drop umsortieren

Layout zurücksetzen

Über den Button ↺ Layout zurücksetzen werden alle Anpassungen auf den Standard zurückgesetzt.

Steuerberater-Zugang (falls freigeschaltet)

Falls Ihr Administrator einen Share-Link eingerichtet hat, können Sie diesen an Ihren Steuerberater weitergeben.

• Der Link ermöglicht Lesezugriff ohne Login
• Keine Anmeldedaten erforderlich
• Zugang kann jederzeit durch den Administrator widerrufen werden

Auf mobilen Geräten

Das Dashboard ist für mobile Endgeräte optimiert:

• Auf kleinen Bildschirmen (< 768px): Kacheln 2-spaltig
• Auf sehr kleinen Bildschirmen (< 480px): Kacheln 1-spaltig
• Tabellen horizontal scrollbar
• Navigation bleibt immer zugänglich

Häufige Fragen

Daten stimmen nicht / sind veraltet?

Klick auf den Refresh-Button. Wenn die Daten in Scopevisio aktuell sind, werden sie nach max. 10 Minuten übernommen.

Bestimmte Konten fehlen?

Nur gebuchte Konten erscheinen. Konten ohne Buchungen im gewählten Zeitraum werden ausgeblendet.

Konto wird falsch zugeordnet?

Die Zuordnung basiert auf dem Kontenrahmen (SKR03/SKR04). Bitte Administrator kontaktieren, falls das falsche Konto gesetzt ist.

Ich sehe nicht alle Tabs?

Tabs werden vom Administrator pro Kunde freigeschaltet. Bitte Administrator kontaktieren.

Login funktioniert nicht?

Bitte prüfen ob Benutzername und Passwort korrekt sind (Groß-/Kleinschreibung beachten). Bei Problemen: Administrator kontaktieren.

Ich kann keine Daten exportieren / kein Layout bearbeiten?

Ihre Benutzerrolle bestimmt, welche Funktionen verfügbar sind. Viewer haben nur Lesezugriff. Bitte Administrator kontaktieren, falls Sie erweiterte Berechtigungen benötigen.